Doel van de hackathon was om mensen van buiten de organisatie mee te laten denken over de vijf kwesties, vertelt organisator Mart Smulders van UWV. De acht deelnemende teams hebben vooraf al een kwestie uitgekozen, waarvan er 2 van de SVB en 3 van UWV waren: communicatie met de klant bij een WIA-aanvraag, Verwachtingsmanagement wat betreft de Wajong procedure, een account creëren voor werkgevers die een specifieke uitkering aanvragen voor medewerkers, nieuwe user experience portalen voor de SVB-app en Ken je recht echt, dat inhaakt op het AOW-gat. Elke case had daarnaast een filmpje om toe te lichten wat het eindresultaat moest worden en waar de kansen en uitdagingen lagen.

Sfeer
Na het startschot werden alle teams losgelaten in de grote ruimte. ‘Er kwamen allemaal laptops tevoorschijn en er werden hoeken ingericht waar de teams aan het werk gingen. Op flipovers werden plannen bedacht en uitgeschreven.’ En er werd een hele nacht doorgewerkt om het project binnen de gegeven tijd van 28 uur af te krijgen. ‘Er was een chefkok die het eten verzorgde, en op zaterdagavond waren er massages voor de deelnemers’, zegt Smulders. ‘Zondagochtend werd er een koffieworkshop gehouden om iedereen wakker te houden. Dat zorgde voor een leuke sfeer en energie.’

Vragen en bevindingen
De teams hadden vaak ook meer informatie nodig. ‘Er werd wel begeleiding gegeven als er vragen waren’, aldus Smulders. Daarnaast waren er mensen van de Cliëntenraad aanwezig om hun input te geven. Ine Verstegen van Cliëntenraad Limburg was één van de aanwezigen. ‘Meteen na het startsein kwam er al een groep op ons af om vragen te stellen. Ze wilden onze bevindingen horen en konden daarmee aan de slag. Wij zijn immers ervaringsdeskundigen.’ Het team besloot na het gesprek het oorspronkelijke plan helemaal om te gooien. Zij werden de uiteindelijke winnaar. ‘Op de eerste dag zijn we langs alle groepen gelopen, maar op de tweede dag hebben we meer afgewacht wie ons opzocht. Soms wilde een groep dat we iets uitprobeerden, om te kijken of het werkte. Dat was allemaal erg leuk’, aldus Ine.

Prototype
Per groep verschilde het tempo, wat erg leuk zichtbaar was in de enorme ruimte, zegt Smulders. ‘Waar sommigen op de tweede dag echt al iets hadden gebouwd, waren anderen nog veel aan het praten. Dat was leuk om te zien.’ In de ruimte stond een grote klok die aftelde. Alle teams kregen, nadat de tijd voorbij was, vijf minuten om hun prototype te pitchen voor de jury en het publiek. ‘Ze konden laten zien en demonstreren wat ze gemaakt of ontwikkeld hadden en hoe het zou werken als het live zou gaan.’ Het winnende team maakte een chatbot voor Facebook, waardoor iemand na een gesprek met deze automatische vragenbeantwoorder op weg geholpen werd. ‘Dit is een relevant project voor ons, want het werkte al en daardoor kunnen wij ermee aan de slag’, aldus Smulders. Ook Ine vindt het winnende ontwerp een succes. ‘Waarom iets nieuws bedenken als je ook ergens op kan voortborduren. Wij konden als raadsleden al vertellen wat er gebeurt als je een oproep krijgt voor een WIA-aanvraag en hoe het proces er omheen werkt.’

Bruikbaar
Alle deelnemers en bezoekers zijn enthousiast over het evenement. Zeker nu het winnende project zo bruikbaar is. ‘We zijn nu in gesprek met het team over de volgende stappen. Hoe pakken we het vanaf nu aan?’, zegt Smulders. Ook Raadslid Ine is enthousiast over wat ze gezien heeft. ‘Het is goed om zo’n project te doen. Op deze manier maakt UWV ook gebruik van onze kennis. Wij hebben de ervaring en weten wat er werkt en niet.’

Ook de andere teams hadden interessante projecten opgezet en de SVB is al met een team in gesprek. ‘Het was mooi om te zien hoe mensen van buiten onze sector in twee dagen tijd al aan een klantgerichte oplossing werken. Hoe ze in gesprek gingen met UWV’ers en raadsleden en hoe zij vanuit een ander doel naar de situatie keken’, zegt Smulders. ‘Het was dus een zeer geslaagd weekend met een heel goed resultaat.’